La Conservazione Digitale a Norma è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico, equiparandolo all’originale cartaceo.

Perché conservare le Fatture Elettroniche?

I motivi principali che possono spingere un’azienda a conservare a norma le e-fatture sono:

• aspetti normativi
• esigenze gestionali

Le norme che stabiliscono gli obblighi di conservazione possono essere suddivise in due grandi categorie:

• norme fiscali
• norme civilistiche

Se la conservazione a norma dei documenti ai fini fiscali può essere ora assolta tramite il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, la conservazione a fini civilistici è in carico alle imprese che devono occuparsene in modo totalmente autonomo.

Agli aspetti normativi si aggiungono poi le esigenze gestionali. Poter tracciare i processi interni ed esterni ad un’impresa richiede che i documenti vengano ricercati velocemente e possano essere collegati tra di loro tramite sistemi documentali e di conservazione digitale.

Se, per esempio, un’azienda dovesse ricercare una fattura partendo da un ddt o da un ordine, senza un sistema di archiviazione che integra anche la fattura, dovrebbe uscire dal gestionale, entrare nel portale dell’Agenzia delle Entrate e ricercare la fattura inserendo a mano altri criteri di ricerca, aumentando così il tempo impiegato.

Avviare la digitalizzazione di tutti i documenti aziendali, adottando un ordinato sistema documentale, migliora l’efficienza interna dell’impresa rendendola così più competitiva sul mercato.